RUANG LINGKUP ORGANISASI METODE

1.

SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODE

Apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Mengapa harus demikian ? Karena ruang lingkup organisasi dan metode akan menyangkut masalah efesiensi prosedur tata kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi – fungsi manajemen oleh manajer (Pimipinan).
Sedangkan dari pengertian organisasi dan metode ,antara manajemen ,organisasi dan tata kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berarti diharapkan pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar .
Jadi sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang dipergunakan dalam rangka pencapaian efesiensi yang maksimal pada organisasi.

2.

PENGERTIAN EFESIENSI

Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan.Kalau dirumuskan sebagai berikut :
EFESIENSI = Output dibagi input

Efesiensi disini harus di perhatikan benar – benar karena merupakan syrat atau ukuran pada pelaksanaan kerj ayang setepat – tepatnya.Adapun syarat pencapaian efesiensi dalam O & M adalah sebagai berikut :
1.Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
2.Ekonomi artinya dalam pencapaian effective penggunaan biaya ,tenaga kerja ,material, peralatan ,dan waktu sudah digunakan setepat - tepatnya.
3.Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.
4.Harus benar - benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasan kemampuan perseorangan.
5.Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang.
6.Prosedur kerja yang praktis , dapat dilaksanakan .Hal ini untuk mencerminakan bahwa O & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis ,pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan.
Efesiensi kerja dapat ditingkatkan melalui :
1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
2. Pemanfaatan sumber – sumber daya ekonomi yang tepat
3. Pelaksanaan fungsi – fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat – tepatnya.
4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan
3. Ruang lingkup dan organisasi dan metode
Dengan melihat maksud dan sifat O & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka O & M meripakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dangan setepat – tepatnya .
Adapun kegiatan – kegiatan scope O & M :
1. Analisis organisasi
2. Komunikasi dalam organisasi
3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedure and systems).
4. Pentingnya filling dari segi organisasi dan metode.
5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).
6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode.
7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine).
8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).
9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang kerja (ofiice layout and space planning).
10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode.
11. Pentingnya buku pedoman kerja.
12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja.
13. Analisis kepegawaian.
14. Pentingnya penyederhanaan kerja.
15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode.
16. Kesimpulan akhir (final conclusion)
Pembahasan ini menitik beratkan pada sistem , prosedur , dan tata kerjanya dalam kaitannya dengan asas efesiensi.Adanya sistem, prosedur , dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efesien dalam pemakaian sumber daya manusia mauoun penggunaan waktu yang tersedia.